یاد بگیرید چطور یک مدیر پروژه‌ی غیررسمی مؤثر شوید!
ما در دنیایی پروژه‌محور زندگی می‌کنیم. چه ارائه‌ی یک نوع نرم‌افزار جدید برای یک اپلیکیشن باشد یا طراحی مجدد دکوراسیون داخلی یک دفتر، پروژه‌ها بخش اساسی محیط کار امروزی هستند. در قلب هر پروژه، چه بزرگ و چه کوچک، دو اصل اساسی هست: اول، آن‌ها یک شروع و یک پایان دارند که معمولاً به‌شکل یک ضرب‌الاجل (deadline) است؛ دوم، پروژه‌ها چیز جدیدی خلق می‌کنند؛ خواه یک محصول باشد یا خدمت یا نتیجه.
در «اقتصاد دانش‌بنیان»، پروژه‌ها بین شصت تا هشتاد درصد از کل زمان کاری یک کارگر را مصرف می‌کنند. اما اقلیت بسیار کوچکی از کارگران، خود را «مدیر پروژه» معرفی می‌کنند و تعداد حتی کمتری از آن‌ها آموزش رسمی مدیریت پروژه دیده‌اند.
در نتیجه، اکثریت قریب به اتفاق افرادی که کارهای پروژه‌محور انجام می‌دهند، به «مدیران پروژه‌ی غیررسمی» تبدیل می‌شوند. بیشتر آن‌ها این نقش را بدون اینکه حتی متوجه شوند، بر عهده می‌گیرند و طولی نمی‌کشد که خود را در جنگی سخت می‌بینند. ضرب‌الاجل‌ها فرامی‌رسند و بودجه‌ها تمام می‌شوند. درواقع، تحقیقات نشان می‌دهد که 45 درصد پروژه‌ها یا لغو می‌شوند، یا دیر تحویل داده می‌شوند یا حتی به اهداف اولیه‌ی خود نمی‌رسند!
اگر تابه‌حال در این موقعیت بوده‌اید، می‌دانید که چقدر باید استرس تحمل کنید. اینجاست که خلاصه‌ کتاب مدیریت پروژه برای غیر مدیر پروژه نوشته‌ی جیمز وود، کوری کوگن و سوزت بلیک‌مور به کار می‌آید. این خلاصه به همه‌ی مدیران پروژه‌ی غیررسمی تقدیم شده است. حقیقت این است که شما برای رهبری یک پروژه‌ی موفق، نیازی به آموزش رسمی مدیریت پروژه ندارید. بنابراین در این خلاصه، ما فرآیند پنج مرحله‌ایِ آزمایش‌شده‌ای را بررسی خواهیم کرد که برای موفقیت پروژه‌هایتان از آن استفاده می‌کنید.
در خلاصه کتاب مدیریت پروژه برای غیر مدیر پروژه یاد می‌گیرید:
• چگونه مارتین لوتر کینگ جونیور میلیون‌ها نفر را به اقدام کردن تشویق کرد؛
• اگر در پروژه‌ای عقب افتادید چه باید بکنید؛
• و چگونه دو خیارشور ممکن است پنجاه‌هزار دلار هزینه داشته باشند.

در محیط کار امروزی، مدیریت پروژه به چیزی بیشتر از دانش فنی نیاز دارد. یکی از مهم‌ترین عوامل، توانایی شما در رهبری افراد است. بدون مهارت‌های رهبری، پروژه‌ی شما از همان ابتدا محکوم به شکست است. به همین دلیل باید یاد بگیرید که «اعتبار غیررسمی» (informal authority) داشته باشید؛ یعنی الهام بخشیدن به افراد با «شخصیت» خود، نه با «عنوان شغلی» خود.
بیایید به دو نمونه از اعتبار غیررسمی نگاه کنیم: نلسون ماندلا و مارتین لوتر کینگ جونیور. هیچ‌کدام از آن‌ها «اعتبار رسمی» (formal authority) نداشتند؛ اما هر دو میلیون‌ها نفر را به اقدام تشویق کردند. اعتبار آن‌ها از قدرت شخصیتشان می‌آمد، نه از جایگاه قدرت. بسیار خب، شما ممکن است در رأس یک جنبش اجتماعی نباشید؛ اما اگر می‌خواهید به افراد الهام دهید تا بهترین خود باشند، باید مانند یک رهبر واقعی رفتار کنید.
نویسندگان این کتاب با چندین دهه تجربه، چهار رفتار اساسی را که همه‌ی رهبران باید داشته باشند، شناسایی کرده‌اند. پس قبل از اینکه وارد پنج فرآیند مدیریت پروژه شویم، ابتدا به رفتارهای اساسی رهبران مؤثر می‌پردازیم.
• نشان دادن احترام
اولین و مهم‌ترین رفتار رهبری، نشان دادن احترام است. یک مدیر پروژه نباید در نشان دادن احترام کوتاهی کند. وقتی کار به لحظات حساس می‌رسد، رهبران تسلیم استرس نمی‌شوند؛ آن‌ها محترم‌تر می‌شوند، نه کم‌احترام‌تر. وقتی ضرب‌الاجلی نزدیک است، ممکن است برای کل تیم ناهار بیاورند. وقتی صحبت از احترام است، همین کارهای کوچک اهمیت دارند.
• گوش دادن
دومین رفتار از این چهار رفتار، اول گوش دادن و بعد صحبت کردن است. این موضوع به‌ویژه وقتی که زمان اهمیت دارد، مهم است. شاید فکر کنید: «اگر ضرب‌الاجل نزدیک باشد و وقت گوش دادن نداشته باشم، چه؟» خب، این‌طور به قضیه نگاه کنید: با صرف لحظه‌ای برای آرام کردن اوضاع و گوش دادن به مشکلات همکارتان، درواقع در نهایت کارها را سریع‌تر پیش خواهید برد. دلیلش این است که پاسخ عجله‌ای به هم‌تیمی‌تان، بی‌احترامی تلقی می‌شود و احتمالاً در نتیجه، بهره‌وری او کم می‌شود.
• شفاف کردن انتظارات
سومین رفتار اساسی، شفاف‌سازی انتظارات است. بسیاری از مدیران پروژه‌ی غیررسمی در این مورد، رویکردی حداقلی دارند. آن‌ها به اعضای تیم می‌گویند که چه انتظاری از آن‌ها می‌رود؛ اما نمی‌گویند که این کار چگونه در کل پروژه نقش دارد. این شفاف نبودن، باعث می‌شود که افراد احساس کنند کارشان ارزشمند نیست. در عوض، به همکارانتان نشان دهید که کار آن‌ها چگونه در کل پروژه جای می‌گیرد. با کمک به آن‌ها برای دیدن ارزش واقعی کارشان، آن‌ها را باانگیزه نگه می‌دارید.
• پاسخگو بودن در هر لحظه
در نهایت، رفتار چهارم این است که همیشه پاسخگویی را تمرین کنید. یک راه خوب برای فکر کردن به این موضوع، دنبال کردن «قانون طلایی» است: با دیگران همان‌طور رفتار کنید که می‌خواهید با شما رفتار شود. برای مثال، اگر شما پروژه‌ای را مدیریت می‌کنید؛ اما مدام در جلسات دیر حاضر می‌شوید، دیگران هم از شما پیروی خواهند کرد. و اگر خودتان مطابق بالاترین استانداردها رفتار نکنید، چگونه می‌توانید آن‌ها را پاسخگو نگه دارید؟
خب، این هم از این. چهار رفتار اساسی که به شما اعتبار رهبری غیررسمی می‌دهد و به شما اجازه می‌دهد به دیگران الهام دهید تا بهترینِ خود باشند. با داشتن این رفتارها، اکنون می‌توانید به‌سراغ جنبه‌های فنی‌تر مدیریت پروژه بروید. پس بیایید با اولین مورد، یعنی «آغاز پروژه»، شروع کنیم.