کتاب ابزارهای موثر برای تیم‌ها

همه ما می‌خواهیم جلسات پربارتری داشته باشیم و در طول آن جلسات، می‌خواهیم هر یک از اعضای تیم، با هم هماهنگ بوده و یک تصویر مشترک در ذهنشان داشته باشند. ولی متاسفانه، همه چیز همیشه اینطور پیش نمی‌رود. بیشتر اوقات، جلسات به آشفتگی‌های پر هرج و مرج تبدیل می‌شوند. اعضای تیم، با اینکه نامطمئن یا گیج هستند، ممکن است ساکت بمانند و سوالی نپرسند. آن‌ها می‌ترسند که اگر صحبت کنند احمق به نظر برسند. در دنیای مدیریت پروژه، چنین سکوتی بسیار رایج است، حتی در صورت بروز مشکلات.

وارد نقشه هم ترازی تیم شوید، ابزاری که برای مبارزه با هر مشکل تکرارشونده در مدیریت پروژه طراحی شده است. این نمودار ساده می‌تواند در برنامه ریزی و بررسی پروژه‌ها به شما کمک کرده و در عین حال به اعضای تیم اجازه می‌دهد در این فرآیند فعال‌تر و توانمندتر با هم همکاری کنند.

اگر تا به حال مجبور شده‌اید یک پروژه تیمی‌ را رهبری کنید، این ابزار ممکن است تغییر دهنده بازی باشد که منتظرش بودید.

همه مردم جلسات تیمی را دوست دارند، درست است؟ صبر کن چی؟! جلسات را دوست ندارید؟ واقعا از حضور در آن‌ها می‌ترسید و فکر می‌کنید که حضور در این جلسات، هدر دادن زمان و آزاردهنده هستند؟ خب، همانطور که معلوم است، شما تنها نیستید.

طبق تحقیقات انجام شده توسط شرکت نرم افزاری اطلسین (Atlassian)، نیمی ‌از جلسات اتلاف وقت و غیرمولد هستند. حدود 37 میلیارد دلار حقوق تنها توسط شرکت‌های آمریکایی در جلسات هدر می‌رود. این تا حدی به این دلیل است که بسیاری از تیم‌ها کاملا ناکارآمد هستند. بر اساس گزارشی در‌هاروارد بیزینس ریویو (HBR)، تنها 10 درصد از اعضای تیم می‌توانند در مورد اینکه چه کسی در تیم آن‌ها حضور داشته باشد به توافق برسند. پس آیا جای تعجب است که کمتر از 30 درصد پروژه‌های تیمی ‌موفق شوند؟

یک باور عمومی ‌وجود دارد: جلسات تاثیری ندارند و برای موفقیت تیم‌ها، به ابزارهای جدید و رویکردی جدید در مدیریت پروژه نیاز داریم.

پیام کلیدی: دلایل رایجی وجود دارد که چرا تیم‌ها نتایج ضعیفی کسب می‌کنند.

ما برای موفقیت به تیم نیاز داریم. بزرگ‌ترین و مهم‌ترین پروژه‌ها نیاز به کار گروهی موثر دارند. راهی جز این وجود ندارد. برای دستیابی به راه حلی برای نتایج بهتر، ابتدا باید برخی از مشکلات رایج را بررسی کنیم. بیایید با دو مورد از بزرگ‌ترین آنها شروع کنیم:

• محیط‌های تیمی ‌ناامن
• ناهماهنگی فعالیت‌ها

تشخیص یک محیط تیمی ‌ناامن کار سختی نیست. این مسئله زمانی اتفاق می‌افتد که افراد برای اینکه بخواهند نظر یا نگرانی‌هایشان را مطرح کنند یا با دیگران مخالفت کنند، احساس راحتی نمی‌کنند. اعضای تیم در نهایت احساس بی ارزشی می‌کنند و این احساس به وجود می‌آید که رقابت جای همکاری را گرفته است.

به همین ترتیب، زمانی که فعالیت‌های تیمی ‌نادرست باشد، ترمزهای زیادی در مسیر پیش روی شما قرار خواهد گرفت. بارزترین مثال زمانی است که اعضای تیم در مورد نقش‌هایی که سایر اعضای تیم بازی می‌کنند، اطلاعات درستی ندارند و گیج می‌شوند. در جلسات بی شماری که برگزار می‌شود هم هرگز چیزی برایشان روشن نمی‌شود. اولویت‌ها تغییر می‌کنند و هیچ کس با افراد تیم ارتباط برقرار نمی‌کند. به دلیل همه سردرگمی‌ها، تلاش‌ها بیهوده تکرار می‌شوند و در زمانی که تیم شما باید جهش داشته باشد، صرفا چند سانتی‌متر به جلو پیشرفت می‌کنند. این تصویر برایتان آشناست؟
حل تنها یکی از این مشکلات کافی نیست. برای غلبه بر مشکلات بسیار پیچیده، هم به فضای تیمی ‌امن و هم به فعالیت‌های کاملا هماهنگ نیاز دارید و اینجاست که نقشه هم ترازی تیم (یا به اختصار TAM) وارد می‌شود.

در ادامه به این خواهیم پرداخت که چگونه TAM می‌تواند به شما در برنامه‌ریزی پروژه‌ها کمک کند و خیال شما را از بابت اینکه همه نسبت به نحوه همکاری با یکدیگر برای رسیدن به هدف مطمئن و واضح هستند تا به نتایج شگفت انگیز برسید، راحت نماید.

مدیریت یک پروژه با چالش‌های متعددی همراه است. هنگامی که یک تیم را گرد هم می‌آورید، شخصیت‌ها و پتانسیل‌های قدرت مختلفی را نیز با خود می‌آورید. افراد اغلب در بیان موارد نامشخص یا اشاره به مشکلات احتمالی احساس ناخوشایندی می‌کنند. اما این مسائل در صورت نادیده گرفته شدن، به تدریج وخیم‌تر می‌شوند. به همین دلیل است که نقشه هم‌ترازی تیم، ابزار کاملی برای هر نوع پروژه ای است.

این یک روش ساده و انعطاف‌پذیر برای مشارکت بیشتر اعضای تیم در مراحل برنامه‌ریزی و ارزیابی است و به آن‌ها اجازه می‌دهد تا مسئولیت نقش‌های خود را بر عهده بگیرند. همچنین ابزاری برای شناسایی مشکلات احتمالی قبل از وقوع آن‌ها و اطمینان از هم‌سو بودن همه در مورد نقش‌ها و اهداف در اختیارتان قرار می‌دهد.