کتاب بیرون از اداره

بسیاری از افراد نسبت به محیط کار حضوری، دیدگاهی دوگانه دارند و رابطه آن‌ها با این فضا را می‌توان ترکیبی از جذابیت و دافعه دانست. محیط‌های کاری سنتی اغلب با ویژگی‌هایی همچون ازدحام جمعیت، سر و صدای زیاد و وجود عوامل مزاحم متعدد همراه هستند که تمرکز کارکنان را با چالش جدی مواجه می‌سازد. به ویژه در شرایطی که فرد تحت فشار ضرب‌الاجل‌های کاری قرار دارد، کوچک‌ترین عوامل حواس‌پرتی می‌تواند بر میزان استرس او اضافه کند. علاوه بر این، صرف زمان قابل توجهی برای رفت و آمد به محل کار نیز بر میزان خستگی و فرسودگی جسمی و روحی کارکنان می‌افزاید.

به خاطر همه این‌ مسائل، ایده کار از راه دور(دورکاری) برای بسیاری از کارمندان، مثل یک رویا به نظر می‌رسید. منظورت این است که من می‌توانم فقط از رختخواب بیرون بیایم، لپ‌تاپم را باز کنم و… شروع کنم؟ از روی مبل؟ من قبول می‌کنم.

در سال ۲۰۲۰، هیچ‌کس تصور نمی‌کرد که چنین چیزی رخ بدهد و آرزوی دیرین بسیاری محقق شود. با شیوع بیماری کرونا، میلیون‌ها نفر ناگزیر شدند فعالیت‌های شغلی خود را به صورت دورکار انجام دهند. بسیاری بر این باور بودند که کار از راه دور فرصتی استثنایی برای دستیابی به آزادی و انعطاف‌پذیری بیشتر در محیط کار فراهم می‌آورد. با این حال، تجربه نشان داد که واقعیت موجود با این تصورات اولیه فاصله بسیار دارد. به تدریج مشخص شد که کار از راه دور به جای ایجاد تعادل بین زندگی شخصی و حرفه‌ای، به تمامی جنبه‌های زندگی فردی نفوذ کرده و مرزهای بین کار و زندگی شخصی را مبهم کرده است.

نویسندگان این اثر، به عنوان افرادی که به طور مستقیم این تجربه را از سر گذرانده‌اند، به خوبی بر چالش‌ها و فرصت‌های ناشی از کار از راه دور واقف هستند. چارلی وارزل و آن هلن پیترسن، دو روزنامه‌نگار برجسته، در سال ۲۰۱۷ میلادی با ترک نیویورک و مهاجرت به ایالت مونتانا، تلاش کردند تا از دایره بسته و پرهیاهوی زندگی شهری رها شده و شیوه‌ای جدید از زندگی را تجربه کنند. هدف اصلی آن‌ها از این تغییر مکان، فرار از مشغله‌های روزمره و استرس‌های ناشی از رفت و آمد طولانی و جایگزینی آن با آرامش و سادگی زندگی در یک محیط روستایی و دور از هیاهو بود.

آن، که شخصیتی درون‌گرا داشت، در ابتدا از انعطاف‌پذیری ناشی از این شرایط بسیار خشنود بود. اما چارلی تجربه‌ای متفاوت داشت. او که برای برقراری تعاملات اجتماعی در طول روز نیازمند ارتباط مستقیم با دیگران بود، متوجه شد که انرژی زیادی را صرف پیام‌رسانی و تماس‌های زوم می‌کند، تا جایی که هرگز واقعا نمی‌توانست همه آن‌ها را خاموش کند.

با وجود انتظار برای فراغت بیشتر شخصی، این زمان اضافی هرگز به شکل مطلوب محقق نشد. بی‌شک، حذف رفت ‌و آمد ساعاتی را در اختیارشان قرار داد؛ اما آیا از این ساعات برای فعالیت‌هایی نظیر پیاده‌روی روزانه بهره بردند؟ پاسخ منفی است. حجم کار همواره به نحوی بر زندگی شخصی آن‌ها تاثیر می‌گذاشت.

این نکته، پرسشی بنیادین‌تر را پیش روی ما قرار می‌دهد: چرا کار در اولویت‌های زندگی ما جایگاهی اینچنین برجسته دارد؟ آیا برای ارتقای عملکرد شغلی، الزاما باید شیوه زندگی خود را متحول کنیم؟ یا این کار است که باید خود را با نیازهای ما تطبیق دهد؟ این پرسش‌های کلیدی موضوع اصلی خلاصه‌ایی است که از کتاب «خارج از اداره» اثر چارلی وارزل و آن هلن پترسون برگرفته شده‌اند. بنابراین، فارغ از اینکه در محیط کار، منزل یا حتی در سفر کاری به سر می‌برید، دعوت می‌کنیم تا لحظاتی را به بررسی پیچیدگی‌های فزاینده تعادل بین کار و زندگی اختصاص دهیم.

بگذارید از ابتدا یک چیز را روشن کنیم: این کتاب، مخالف دورکاری نیست. بلکه برعکس، نویسندگان معتقدند که دورکاری می‌تواند فرصتی برای دستیابی به آزادی و تحول زندگی باشد. البته، تحقق این امر مستلزم رعایت اصول صحیح در اجرای آن است. زیرا معمولا کار از راه دور منجر به گسترش ساعات کاری و محو مرز میان زندگی شخصی و حرفه‌ای می‌شود. لذا، برای رفع این چالش، ضروری است که مفهوم ریشه‌دار «انعطاف‌پذیری» در فرهنگ کاری معاصر را مورد بررسی قرار دهیم.

آیا تاکنون با بخش خدمات مشتری شرکت‌هایی مانند آمازون (Amazon) یا اپل (Apple) تماس گرفته‌اید؟ یا به طور کلی با هر شرکت بزرگ دیگری؟ اگر چنین است، احتمالا مکالمه شما با فردی از یک شرکت واسط به نام Arise برقرار شده که به عنوان «شریک خدمات» این شرکت‌ها فعالیت می‌کند.

نکته قابل توجه این است که فردی که با او گفتگو می‌کنید، کارمند مستقیم شرکت Arise نبوده و در واقع یک کارمند قراردادی مستقل محسوب می‌شود. این افراد از هیچ‌گونه بیمه سلامت، مرخصی و مزایای جانبی برخوردار نبوده و در محیطی غیر از مراکز تماس، معمولا در منزل خود به ارائه خدمات می‌پردازند.

مزیت این رویکرد از نظر شرکت Arise، انعطاف‌پذیری بالایی است که در اختیار کارکنان قرار می‌دهد. این شرکت ادعا می‌کند که با همکاری با آن‌ها، افراد می‌توانند به عنوان کارآفرینان مستقل عمل کرده و با تعیین ساعات کاری و محیط کار دلخواه خود، به انجام فعالیت‌های شغلی بپردازند. اما آیا این نوع انعطاف‌پذیری واقعا مطلوب بوده و آیا می‌توان آن را با عدم برخورداری از مزایای اولیه مانند ناهار با حقوق توجیه کرد؟

چنین انعطاف‌پذیری‌ای بی‌تردید برای شرکت‌ها بسیار مطلوب است، چرا که موجب کاهش هزینه‌های سربار و اجاره فضای اداری می‌شود. اما از دیدگاه کارکنان، این نوع انعطاف‌پذیری به ندرت به معنای دستیابی به آزادی بوده و اغلب با محدودیت‌هایی همراه است.

پس چطور می‌توان آزادی عمل کارکنان را افزایش داد؟ در این خصوص، ایده‌های نوآورانه‌ای مطرح شده است. یکی از پیشنهادها، اجرای هفته کاری چهار روزه است. شرکت مدیریت اموال Perpetual Guardian در نیوزیلند (New Zealand) پس از اعمال این تغییر، شاهد افزایش قابل توجه 20 درصدی بهره‌وری و 12.5 درصدی سودآوری بوده است.

با این حال، این شرکت تنها به کاهش یک روز کاری بسنده نکرده و به بررسی سازگاری این تغییر با برنامه‌های زمانی و ضرب‌الاجل‌های موجود نیز پرداخته است. در همین راستا، جهت ارتقا بهره‌وری، اقداماتی از قبیل نصب علائم رنگی (قرمز، زرد و سبز) در محیط کار به منظور نمایش وضعیت در دسترس بودن کارکنان و توزیع متعادل حجم کاری، در دستور کار قرار گرفت.

پیشنهاد دیگری که می‌توان ارائه کرد، ایجاد محدودیت‌های مشخص و محکم به جای مرزهای قابل انعطاف است. به عنوان مثال، در نظر بگیرید که هنگام سفر، معمولا پاسخگوی خودکار ایمیل تنظیم می‌شود؛ اما بیایید روراست باشیم؛ شما احتمالا همچنان هر از گاهی ایمیل‌هایتان را چک می‌کنید.

شرکت فناوری Front با ایجاد یک مکانیزم فیلترینگ، ایمیل‌های دریافتی را به طور کامل از صندوق ورودی کاربر منحرف کرده و به فرد مسئول ارجاع می‌دهد. بدین ترتیب، کاربر پیامی دریافت نمی‌کند و دغدغه پاسخگویی به آن را نخواهد داشت.

با این حال، ممکن است این سوال مطرح شود که آیا این ایمیل‌ها به همکار دیگری منتقل شده و بار کاری او را افزایش نمی‌دهد؟ پاسخ این پرسش می‌تواند مثبت باشد. بنابراین، برای دستیابی به انعطاف‌پذیری واقعی در محیط کار، شرکت‌ها باید رویکرد ساده‌تری اتخاذ کنند و آن هم، پرداخت هزینه‌های مربوط به این کار است.

بسیاری از سازمان‌ها به دلیل کمبود نیروی کار، از کارکنان خود انتظار انعطاف‌پذیری بیشتری دارند. اما اگر کمی بیشتر از نیازشان استخدام کنند، امکان تقسیم متعادل‌تر وظایف بین کارکنان فراهم شده و در نتیجه، هماهنگی و همکاری بین آن‌ها بهبود می‌یابد.

بله، اجرای چنین طرحی مستلزم صرف هزینه بیشتری است. با این حال، در بلندمدت، نتایج حاصل شده برای تمامی ذینفعان سودمند خواهد بود. کارکنان قادر خواهند بود از مشغله‌های کاری فاصله گرفته و به استراحت بپردازند و در نتیجه، سطح استرس کلی در سازمان کاهش خواهد یافت.

دورکاری می‌تواند فرصتی ارزشمند فراهم کند تا رویکرد خود نسبت به کار و زندگی روزمره را بازنگری کنیم. برای مدت طولانی، تمرکز اصلی کارکنان و سازمان‌ها بر افزایش بهره‌وری و کارایی بوده، به گونه‌ای که اهمیت سایر جنبه‌های زندگی نادیده گرفته شده است. با این حال، تحولات بنیادینی که همه‌گیری کووید-۱۹ در شیوه‌های کار ایجاد کرده، می‌تواند زمینه‌ای فراهم کند تا رابطه خود را با مفاهیمی همچون انعطاف‌پذیری، فرهنگ سازمانی، نوآوری در محیط کار و تعاملات اجتماعی، به طور اساسی متحول کنیم.

یک توصیه عملی: عادات کاری خود را بررسی کنید.

به نظر ساده می‌آید اما این کار می‌تواند نتایج قابل توجهی به همراه داشته باشد. پیشنهاد می‌شود که زمان صرف شده برای هر فعالیت روزانه به طور دقیق ثبت شود. برای مثال، مدت زمانی که به پاسخگویی به ایمیل‌ها، استفاده از پلتفرم‌های ارتباطی همچون اسلک (Slack) و شرکت در جلسات اختصاص می‌یابد، باید به طور دقیق محاسبه شود. ثبت این اطلاعات به صورت مکتوب، امکان مقایسه زمان صرف شده برای هر فعالیت با زمان ایده‌آل را فراهم آورده و در نتیجه، نقاط قوت و ضعف در مدیریت زمان مشخص می‌شود.

امیدواریم که این روش به شما کمک کند تا تمرکز خود را بر روی فعالیت‌های مهم‌تر معطوف ساخته و در نتیجه، زمانی را برای امور شخصی خود اختصاص دهید.